文秘的基础常识

行政文秘（或称行政文员、行政助理）几乎存在于每一家企业机构，大到机关、企事业单位，小到可能只有十余人的私企，它是一个企事业单位不可或缺的组成部分。很多应届毕业生刚开始从事的都是这类工作。行政文秘是一个看似简单，实则很考验人的工作，因为它的工作非常多元化，要求应聘者是个多面手，简单的说，做这个工作要求人会 “三办”（办文、办会、办事） ，具体而言包括以下几点：

·                   公文处理

·                   接待来访

·                   档案管理

·                   组织会议

·                   上传下达

有人说行政文秘是“打杂的”，可以这么理解，因为他们要做的工作非常琐碎。外面来个人，要去接待；公司招聘，要组织；人员请假，要统计；公司开会，得准备场地；月底了，还要负责发工资…… 除了这些杂事之外，你可能还要打印复印、采买办公用品、甚至打扫卫生，当然，比较重要的一点是行政文秘要有一定的写作能力，因为公文、领导的演讲稿等等都是行政文秘的分内之事。

能写、能跑，能说、能做 ，也许是对行政文秘的最好概括。

在阅读简历时，应聘行政文秘类工作招聘者主要关注以下几种能力：

·                   基本能力： 事务处理能力，沟通协调能力、整理分析能力，团队合作能力等

·                   专业能力： 掌握公务文书相关知识（写作、传达、归档等），熟练使用office办公软件

·                   专业学历方面： 大多要求大专以上，部分需中文、文秘、行政、管理等相关专业

·                   性格方面： 细致认真、有亲和力、踏实稳重

·                   其他方面： 英语流利，形象气质佳等

具体到简历，需要展示的内容主要包括以下几个方面

·                   行政文秘实习经历

·                   其他实习经历

·                   校园活动和社会实践

·                   学习背景和培训经历

·                   其他信息（语言技能、计算机技能、简历照、爱好特长等）

实习中这些经历特别看重：

·                   处理日常事务

·                   语言/翻译

·                   数据处理

·                   写report

具体到每一点，我们以标准简历模板为例分析。

如上，处理日常事务，体现在各个方面，行政文秘实习，无非是在做各种杂事，切忌一笔带过，而是要多用动词和名词，把杂事的具体内容一点一点写出来。

想让招聘者了解你熟练掌握Office办公软件？相比在简历末尾这样写：

像小堂这样写招聘者可以更清晰地了解你的办公软件水平

同样，想要证明你的语言/翻译能力，简历中的具体事项可能更有说服力哦：

行政文秘，是个对专业限制并不十分严格的工作，因此，不是所有想做行政文秘的人都会有行政文秘的相关实习经历，非相关专业的应届毕业生，怎样才能让自己的简历毫不示弱于相关专业员工呢？不同专业类型的员工应该怎样写自己的实习经历呢？

乔布小编在这里主要分两个方向来分析，写好其他实习经历，一样可以为你的简历加分。

 理工科员工的专业实习

作为一名理工生，本科期间跟行政文秘工作相关的经历可能不是很多，除了利用校园活动外，想要应聘专业相关公司的行政文秘，可以强调自己在专业实习中的突出表现，体现行业的专业背景，顺便挖掘软实力。 理工生应聘文秘时，一般考虑的都是相关专业企业的文秘工作，此时，可以适当展示自己对于该专业领域知识的了解，具体可用一些技术实习、项目经历、参赛，甚至课程、成绩等。 从小堂的经历可以看出，他的实习都是针对本专业的，这样在他应聘相关专业的行政文秘的时候可以显示他的专业背景。 画红线的部分都是一些事物具体操作的事例，不要小看实习中琐碎的杂事，这些都可以向招聘者展示你的日常事务处理能力。

之前我们说过，行政文秘工作是个对能力有诸多要求但却比较辛苦的工作，对于实习经历不是十分丰富的应届毕业生来说，校园活动这一块十分重要，因为各类校园活动中的那些“杂事”正和行政文秘工作相似。

在众多校园活动和社会实践经历中经历中，想要应聘行政文秘工作的应届毕业生该展示哪些呢？总结如下：

首先是活动类型，大致分为以下五种：

1.                班团干部： 这是能够体现领导能力、沟通能力的经历。

2.                员工助理： 工作都是一些行政事务类工作，加分点。

3.                社团活动： 所有的社团活动都不是毫无意义的，起码展现了你的交往能力。

4.                大型活动： （辩论、演讲、主持等）这些活动可以突出性格、口才等。

5.                社会实践活动（志愿者等等）： 社会实践活动也是证明自己处事能力的一种手段。

各种能力可以通过不同经历展示：

·                   事务处理能力： 助管、助教、员工助理、班团干部、社团组织者

·                   公文写作能力： 校园媒体执笔、参加征文比赛、社团会议记录者

·                   沟通交往能力： 班团干部、社团活动成员、志愿者活动、家教

·                   语言表达能力： 主持人、演讲比赛、辩论队

·                   组织领导能力： 班团干部、社团上层、活动组织者

·                   人事工作能力： 社团招新工作、社团人员管理

没有相关工作经验？对于应届毕业生来讲，大量工作经验毕竟不太现实，但是，作为员工，通过各类学习培训提高自己，让招聘者了解到你具有相关知识的培训，一定会给你的简历加分。在行政文秘简历中，可以写出的培训主要包括以下几种：

·                   公务文书培训（写作能力）

·                   秘书培训（各项专业能力）

·                   行政工作培训（专业能力）

·                   人力资源培训（管理能力）

·                   会计培训（财务能力）

·                   商务礼仪培训

·                   计算机技术培训

1、院校专业

根据招聘信息分析，行政文秘一般要求大专以上学历，专业限制不多，以中文、文秘、行政、管理等专业毕业生为佳，若应聘者为上述专业，应将学历背景放在简历前面。 如果不是以上专业，应根据招聘信息分类考虑情况，比如一个化工专业的人去应聘化工公司，此时可以把学历背景放在前面；如果应聘的公司和自己的专业并不相关，则应考虑将专业背景放在比较靠后的位置。

2、其他内容（主修课程、奖学金等）

对于各种经历都不是特别丰富的应届毕业生，如果成绩优秀，除了学历专业，还有一些其他的教育信息可以写入简历中，如，学习过与文秘工作相关课程的，比如公务文书写作、商务礼仪课程等等。 另外，特高绩点、各类奖学金、优秀毕业生等也是有一定加分作用的东西。

八、招聘方还需要看到的其他信息

1、语言能力

一般来说，行政文秘要求讲话流利明白，因此，普通话应该清晰标准。 另外，由于要跟人打交道，方言区工作的人，最好掌握当地方言，这部分可在简历语言相关部分写出。比如：粤语日常交流无障碍。如果有一定的外语水平，可适当书写。 翻译工作、外语证书、掌握方言等都可以展示应聘者的语言能力。

2、计算机及办公设备使用能力

对于一名行政文秘人员， Office办公软件是其必须掌握的软件，且应达到精通的程度，因为写公文要用到word，整理档案要用到excel、会议展示要用到PPT。除此之外，photoshop、会声会影等图像视频处理软件也可以写出来。

另外，对于办公设备（打印机、复印机、传真、扫描仪）都要熟练使用，具体可以写到实习经历中。

3、形象（简历照）

由于文秘大多要与人打交道，对外接待、出席会议等工作时更是直接代表公司的形象，因此对外貌有一定要求。文秘招聘信息中，一般有关于形象的要求，但这种要求并不是所谓国色天香、玉树临风，而是端庄、整洁、大方。因此，一张简历照也成为行政文秘简历中不可或缺的部分。

4、特长爱好

古话说“人无癖，不可与交”，经常要与人打交道的行政文秘，有一些特长爱好，除了可以增加和人交流的机会外，还能在一些关键的活动上派上用场。摄影这种百搭的写上去很好，登山、游泳等运动类的很不错，唱歌、跳舞等才艺类，也会给你的简历加分的。另外，如果你会驾驶的话，一定要写在简历上，因为行政文秘工作有时需要驾驶。